Ci-dessous article complet en .docx avec schémas.

On s’intéresse à l’amélioration continue de la qualité du sous-processus de demande et de réalisation d’un examen complémentaire de radiologie. On s’intéresse à un indicateur : le délai de programmation d’un RDV.

INTRODUCTION

Par définition, un processus est un ensemble d’activités coordonnées qui permettent de réaliser une tâche et d’obtenir un résultat prévu.

La prise en charge d’un patient pour lui réaliser un acte d’imagerie est un processus. C’est même la raison d’être des cabinets/services d’imagerie.

D’autres processus moins visibles sont essentiels au bon fonctionnement du cabinet/service : les processus de direction et les processus supports.

L’approche processus est un concept fondamental en management de la qualité. Pourtant, la notion de processus est théorique et difficile à appréhender. Un processus produit de la valeur ajoutée. C’est une succession de tâches, réalisées à l’aide de moyens (personnels, équipements, système d’information…). Le résultat final est l’acte d’imagerie. Pour optimiser l’organisation et le fonctionnement d’un cabinet/service d’imagerie, il faut identifier, hiérarchiser, analyser et optimiser les nombreux processus qui le composent. Ainsi, les activités ne sont plus séparées et cloisonnées, mais leurs interrelations sont prises en compte et améliorées. C’est une manière de ne pas oublier d’activité, de repérer celles qui sont prioritaires et de gérer la complexité d’un cabinet/service d’imagerie.

Préambule Outils utilisés Le but poursuivi dans l’ensemble de ce travail est d’essayer de s’appuyer sur des concepts adaptés et solides. Nous pourrions donc déterminer chacun des piliers porteurs de ce travail afin de les passer aux cribles de ces deux critères. Dans cette optique les recherches bibliographiques nous ont amené à utiliser plusieurs sources : -d’abord les cours données dans les locaux du master I2SA dépendant de l’université de Nice Sophia Antipolis -ensuite les travaux sur la construction d’indicateurs de Michel Boutry -le document intitulé « Indicateurs du thème « compte-rendu radiologique » Cahier des charges de l’HAS et la société française de radiologie.
-les livrables de la société française de radiologie intitulé « Outils de mesure de la qualité dans un service de radiologie ».

En ce qui concerne l’outil spécifique de traitement des données, j’ai utilisé un outil open source appellé think composer passé en open source il y a peu de temps. Il s’agit d’une grille d’analyse perfectionnée puisqu’on peut utiliser le concept de carte conceptuelle avec un tableur ( import format tableur. Think composer (thinkcomposer.com ) est une logiciel qui permet la création de documents multisupports (site web, , pdf…) à partir d’une seule édition et la création de rapport configurable.
Cela permet : • de gagner du temps dans la production et la maintenance des documents puisqu’un modèle peut être réutilisé. • de créer, échanger et travailler à plusieurs sur un même fonds documentaire, • de devenir son propre éditeur de contenus réutilisables dans différents contextes, • une mise en forme automatisée qui permet de vous concentrer sur votre rôle d’auteur, il convient de remplir les champs une fois que le modèle a été créé un première fois pour créer d’autres documents. En l’occurrence la création des autres indicateurs est réalisée à partir du modèle. Cela peut être fait pour d’autres documents qui se prête aux cartes conceptuelles et au tableur.
Les différents modèles proposent des formes de publications adaptées aux différents acteurs (qualiticien, praticien, soignants, secrétaire…) afin de faciliter la communication. Le logiciel peut être adapté facilement à la démarche qualité et la gestion des risques, à la formation notamment pour créer un manuel qualité.
Think composer est destiné aux personnes confrontées aux problématiques suivantes : • Marquer l’identité d’une organisation : l’auteur est contraint de publier des documents avec une structure et une charte graphique homogène, ces informations étant prédéfinies dans un modèle documentaire. • Diffuser des contenus sous différents formats : le contenu est saisi une seule fois dans l’interface auteur, mais les formats de publications sont multiples. • Maintenir les documents à jour : un sytème de versionning est inclus pour la mise à jour. • Dans le format html et pdf peut être ajoutés ainsi que des documents hypertexte et multimédias pour le format html. • Le logiciel est suffisamment adaptable pour intégrer la méthode MSP ( gage de souplesse de cette solution logicielle). • Cela peut être une étape vers le développement d’une application pour ordinateurs fixes, mobiles, tablettes, smartphones.

1/ Les grandes étapes du processus (cf schéma —> document en .docx)

2/ Positionnement de l’indicateur

Indicateur : délai de programmation d’un rendez-vous Pour mesurer la qualité en imagerie, nous pouvons imaginer de très nombreux indicateurs. Parmi les indicateurs de structure de processus, de résultats, le délai de programmation d’un rendez-vous est un indicateur de résultats. Définition et objectif de l’indicateur choisi L’indicateur « délai de programmation d’un rendez-vous » a pour objectif de mesurer le respect du délai préétabli du temps nécessaire pour fixer un RDV. Description de l’indicateur Délai à définir pour chaque type d’examen et donc de chaque service concerné en tenant compte du son mode d’organisation, du degré d’urgence et du type d’examen réalisé. Définition du seuil d’acceptabilité Il convient de le définir dans chaque service par exemple les prise de RDV ne doivent pas dépasser certaines heures dans tel service. En fait il convient de déterminer dans la pratique courante le délai constaté et de constater si ce délai est acceptable, ce qui n’exclut pas un travail a priori. Le seuil d’acceptabilité prend en compte deux éléments importants : -d’abord un délai de RDV puis ensuite de réalisation de l’examen en fonction de l’urgence -ensuite le délai qui permettra de satisfaire le patient et le prescripteur (qualité attendue et perçue) Gestion de la situation inacceptable Le temps nécessaire à la mise en place d’actions correctrices efficaces doit être mesuré. L’objectif consistera à minimiser ce temps.

Nous nous attarderons sur les processus et sous-processus d’un service de radiologie conventionnelle. Cet indicateur collecte la mise en eouvre de processus et de sous-processus au-delà de la simple programmation d’un RDV en effet si par exemple les flux de patient et l’occupation de salles ne sont pas déterminés correctement alors cela peut influencer les prise de RDV ultérieure. Nous pouvons identifier le schéma suivant :

RDV salle 1 → réalisation de l’examen 1 → RDV salle 1 Il existe des interactions entre les différentes phases de Programmation et de réalisation de l’examen

RDV salle 2 → réalisation de l’examen 2 → RDV salle 2 RDV n → réalisation de l’examen n → RDV n Un certain nombre d’amélioration sont possibles : Pistes de progrès pour améliorer cet indicateur Sur les plannings d’ouverture et d’utilisation des salles Sur la programmation des examens avec l’utilisation des bons de commande, l’étude des circuits et de la durée des examens. Sur la gestion des annulations des RDV Optimisation de la réalisation de l’acte
Organisation du secrétariat et gestion des dysfonctionnement Evènements indésirables possibles Retard et erreur dans la rédaction de la demande Exhaustivité et conformité des informations -Clarté de la demande (motif et finalité, région anatomique à étudier -Indications relatives à la prise en charge (état du patient, taux de créatinine si besoin, antécédents, contre-indications) -sur les données administratives du patient

Carte conceptuelle et relation entre les thèmes, cf documents .docx)