J’ai le plaisir de participer à la création d’un site intranet pour un établissement médico-social. Devant les possibilités de cette alternative, le commanditaire envisage maintenant un autre projet qui serait une brique supplémentaire dans le contenu du site. Ce professionnel a bien compris l’utilité d’un site intranet. Nous créons des intranet depuis 12 ans , un article de 2016 précise cette piste  Explications:

Site intranet/extranet CMS VS site sur mesure

Un CMS est un système de gestion de contenu, permettant de concevoir et mettre à jour dynamiquement des sites web, et fournissant une structure et des fonctionnalités (telles que le stockage et la structuration du contenu). Cette solution est de plus en plus retenue. Un site internet sans surcoût est souvent proposé en plus de votre solution intranet/extranet.

Intranet

Un intranet est un ensemble de services internet (par exemple un serveur web) internes à un réseau local, c’est-à-dire accessibles uniquement à partir des postes d’un réseau local, ou bien d’un ensemble de réseaux bien définis, et invisibles (ou inaccessibles) de l’extérieur.

L’utilité d’un intranet

Un intranet dans une entreprise permet de mettre facilement à la disposition des employés des documents divers et variés avec des droits d’accès personnalisables, cet accès centralisé permet de partager et collaborer sur des documents.  Pour la publication sur le net et la collaboration, on évite ainsi l’inconvénient des fichiers bureautiques ( conflits de versions, moins de souplesse et de configuration). Combien de classeurs inutilisés , j’ai pu trouver dans les établissements? D’ailleurs sans que certains qualiticiens trouvent à redire. En effets les documents étaient présents ( ce n’est pas toujours le cas) et donc cela répondait aux recommandations réglementaires mais n’apportaient pas la plus value recherchée. Mais un outil quel qu’il soit doit être utile, utilisable, utilisé et c’est là que le bas blesse…

Des documents de tous types (textes, images, vidéos, sons, cartes conceptuelles, timeline, e-learning, calendrier, tableurs évolués …) peuvent être mis à disposition sur un intranet. De plus, un intranet peut réaliser une fonction de groupware très intéressante, c’est-à-dire permettre un travail coopératif. Voici quelques unes des fonctions qu’un intranet peut réaliser :

Ainsi, un intranet favorise la communication au sein de l’entreprise et limite les erreurs dues à la mauvaise circulation d’une information. L’information disponible sur l’intranet doit être mise à jour en évitant les conflits de versions.

Un extranet est une extension du système d’information de l’entreprise à des partenaires situés au-delà du réseau. 

L’accès à l’extranet doit être sécurisé dans la mesure où cela offre un accès au système d’information à des personnes situées en dehors de l’entreprise. 

AVANTAGES des système de gestion de contenus CMS

  • Coût
  • Simple
  • Prise en main rapide
  • Une communauté réactive pour les CMS les plus connues
  • Modulable
  • Graphisme : des thèmes personnalisables
  • Le référencement

LES INCONVÉNIENTS  des systèmes de gestion de contenus

  • Certaines fonctionnalités de base manquantes
  • Un CMS ne répond pas toujours à l’ensemble des besoins du client.
  • Sécurité
    Les CMS sont, dans la plupart des cas, des logiciels libres de droit. Par définition, ils sont en libre distribution avec un code source accessible par tout le monde. Si le code est connu par tous, les failles le sont aussi…
  • Migration
    La migration d’un site reste toujours un point délicat mais l’on peut diminuer les risques en utilisant des extensions et des fichiers interopérables.
  • Performance
    Les cms sont parfois moins rapides

 

CONCLUSION

Il existe encore d’autres inconvénients et avantages pour les systèmes de gestion de contenus appellés CMS et aussi pour les solutions faites sur mesure. Le plus gros inconvénient des sites sur mesure est le coût. Un site sur mesure est 10 fois plus onéreux qu’une solution de type CMS. Dans la plupart des cas, un CMS répond parfaitement aux besoins du client, et il est alors inutile de développer une solution pendant des semaines, voire des mois pour des fonctionnalités bien spécifiques. Il faut parfois envisager un coût conséquent de 50000 à 100000 euros lien. Toutefois les extensions et les” frameworks” utilisables dans les CMS les plus connues permettent de repousser encore la limite d’utilisation des CMS.

La véritable question à se poser est : « quels sont les besoins ? ». Pour cela quelque soit la solution choisie, il faudra compter sur un consultant qui vous aidera à construire votre cahier des charges. Si votre consultant connait les outils numériques mais aussi votre besoins spécifiques, c’est encore mieux. 

Etape primordiale: le cahier des charges

C’est une étape essentielle. Si cette étape est réalisée correctement, cela peut permettre de choisir la solution optimale en terme de contenants, de contenus et de coût.

Votre consultant doit posséder les qualités suivantes pour réaliser un cahier des charges adapté via une solution de type gestion de contenus sur le web.

  • Connaissances des CMS et de leurs extensions
  • Connaissance de vos  besoins spécifiques
  • Disponibilité et pédagogie
  • Un potentiel créatif et une force de proposition

Notre offre

Nous sommes spécialisés dans les sites pour les établissement de santé, la formation, la gestion de projet, la démarche qualité/risques.

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