Excel, word, sharepoint ou système de gestion de contenus?

Si vous devez apporter une nouvelle solution informatique innovante vous vous poserez inévitablement la question d’utiliser ou pas les outils bureautiques classiques.

Choisir excel, word, sharepoint ou pas?

Un précision de raisonnement: quelquesoit l’outil, dans la phase péraparatoire et d’utilisation c’est l’utilisateur qui ajoute véritablement une plus value au projet.
Une question aussi saugrenu que: qu’elle est l’apport d’un marteau dans un projet de bricolage? s’apparente à la fameuse question de Coluche quel est la différence entre un pigeon.
Un analyse méthodique est naturellement nécessaire qui passe par des questions bien posées…

Qu’est-ce que SharePoint et les autres outils.
SharePoint est un outil de travail collaboratif destiné à être déployé sur un ou plusieurs serveurs avec des workflows assez complets facilitant la gestion de l’entreprise . Son interface web ergonomique est accessible depuis n’importe quel poste ou smartphone de même pour les CMS.
Les CMS ( content management system) permettent la gestion de contenu sur le web via une interface donnant des droits plus ou moins étendus aux utilisateurs.

  • Pour quels besoins utiliser SharePoint ?
  • Structurer le contenu numérique de l’entreprise
  • Aider à la prise de décision par le biais de wokflows et de statistiques
  • Diffuser des informations à tous les collaborateurs de l’entreprise et ce, rapidement
  • Collaborer aux contenus de l’entreprise depuis n’importe où (même à distance)
  • Proposer un portail informatif aux clients de l’entreprise
  • Agréger du contenu depuis différents systèmes d’information (SAP, Lotus Notes, …)
  • Indexer le contenu de l’entreprise pour faciliter la recherche depuis un point centralisé
  • Développer les relations sociales au sein de l’entreprise et booster la collaboration

Quelles utilisations pour les CMS?
Tous les points cités ci-dessus pour sharepoint ainsi que la visibilité sur le net via des contenus configurables et adaptés aux différents utilisateurs. Vous pouvez avoir un site internet public et un accès aux utilisateurs enregistrés ou aux administrateurs du site. Pour la sécurité chaque fois que nécessaire, il convient de ne pas partager des données sensibles. Par exemple pour utiliser une base de données des évènement indésirables ( qui est une de mes missions actuelles) il faut anonymiser et évidemment respecter le RPGD.

Combien SharePoint va-t-il me coûter ?
Nous pouvons identifier au minimum trois types de coût. Le premier concerne l’achat du produit en lui-même. Cela comprend SharePoint mais également les licences qui vont avec.
Les ressources techniques nécessaires ont un coût de même que la formation des collaborateurs. L’avantage tourne me semble-t-il aux CMS car la configuration permet des prérequis limités pour les utilisateurs.

Combien va me couter un CMS?
Si vous choisissez un prestataire exterieur de 10000 à 50000 euros pour 1 semaine de travail jour homme ( freeelance ou agence web). Mais c’est une solution évolutive avec plus d’ampleur si vous devez construire aussi un site internet. Si un salarié peut installer un outil open source, là vous ferez des économies conséquentes. Il restera à régler des extensions premium ( environ 300 euros) , l’hébergement 100 euros à l’année et la formation selon la taille et les utilisateurs.
Un CMS peut couvrir de nombreux besoins de votre établissement. Un projet innovant en cours, un groupe de reflexion en cours et les outils sont installés sur sharepoint ou vôtre CMS à la différences que le CMS peut intégré dans une page vos documents sans lien avec des fichiers bureautiques divers.

Retour d’experience
Mon expérience de qualiticien revient au galot et oui le RETEX est incontournable. On peut utiliser aussi la méthode MRI pour démarrer le projet que j’affectionne particulièrement avec ensuite un PDCA classique.
Un extrait ci-dessous mentionne un retour d’experience, j’ai indiqué entre parenthèse l’apport d’un CMS.
“Je trouve le wiki de sharepoint vraiment faible, pas de formating, pas de hierarchie (présent dans un CMS la configuration via un “page builder est très poussée)
Pour ce qui est du wiki, ça prend pas encore trop mais je garde espoir, et ma position dans ma boite en fait de moi le premier utilisateur ( c’est le même problème pour un CMS mais on peut y ajouter une dimension ludique que nous avons en réserve( chambre des erreurs, sérious games, médias interactifs etc comme avec l’extension pour CMS H5P) , j’écris donc des articles dans le wiki et je renvoie les gens vers lui, puis ensuite si ils me posent des questions spécifiques je réponds par email ( 2 lieux différents alors qu’avec les commentaires ou une FAQ dans un CMS il n’y a qu’un lieu). Pour l’instant nous n’avons fait le deploiement que pour certaines équipes, donc évidement tout le monde n’est pas encore habitué à y aller ( et cela peut prendre du temps si on ne trouve pas la méthode d”empowerment).
Techniquement, je n’ai pas utiliser le wiki sharepoint, qui est, il faut le dire souvent insuffisant. J’ai plutôt choisi une publishing library à laquelle j’ai enlevé les fonctions de versionning, workflow et autres approbations ce qui fait que ça marche comme un wiki maintenant avec plein d’avantage : un vrai rich-text editor, une vraie fonctionalité pour lier les pages entre elles et une vraie utilitaire pour ajouter des images. Bonheur.” ( en natif dans un CMS et adaptable via des extensions dans un CMS reconnu).

Sharepoint contre CMS
Même si, par exemple, Microsoft vante sur son site la possibilité d’importer une base de données Access et de l’intégrer en quelques clics, sachez que cela est vrai sous certaines conditions très strictes : pas de clés primaires multiples, pas de champs auto-incrémentaux, etc.
De même sharepoint propose évidemment l’interopérabilité avec les fichier office 360. Les CMS utilise divers formats ( texte, médias, cartes conceptuelles, sondages, quizz, calendrier partagés etc) intégrés dans une seule interface, les fichiers peuvent être filtrés avec une option de révision. La nouvelle interface gutenberg sur wordpress prévu pour la version 5.0 améliorera l’édition avec les blocs.
Mais la grande innovation consiste à pouvoir configurer à l’extrême le back-end de votre CMS avec des “frameworks”.

Avons-nous les compétences en interne ?
Si vous désirez choisir SharePoint, il va falloir se demander si vous avez les compétences pour cela au sein de votre entreprise. De même pour un CMS, cependant une seule personne peut facilement configurer votre intranet, l’utilisation pour les autres intervenants nécessite seulement des prérequis de base.

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